Quy trình viết ra nghe như thủ tục. Thực tế nó là cách để công việc cho ra kết quả đều đặn bất kể ai làm và bất kể hôm đó mệt hay vội.
Giai đoạn chuẩn bị
Nhận và làm rõ yêu cầu. Sản phẩm gì, độ chính xác nào, thời hạn khi nào, giới hạn gì.
Khảo sát khu vực. Bằng bản đồ và nếu được thì thực địa.
Kiểm không phận và thủ tục. Bắt đầu sớm vì mất thời gian.
Đánh giá rủi ro. Viết ra, không chỉ nghĩ trong đầu.
Lập kế hoạch bay. Đường bay, số chuyến, thời gian dự kiến.
Phân công. Ai làm gì trong tổ.
Chuẩn bị thiết bị. Theo danh sách. Kiểm và sạc.
Liên hệ địa phương. Chính quyền, chủ đất, người liên quan.
Điểm kiểm soát. Trước khi lên đường, một người rà lại toàn bộ. Thiếu sót phát hiện lúc này rẻ hơn nhiều.
Giai đoạn tại hiện trường
Đến sớm. Có thời gian đánh giá điều kiện thật và điều chỉnh kế hoạch.
Đánh giá lại rủi ro. Điều kiện thực tế có thể khác dự tính.
Thiết lập khu vực. Điểm cất hạ cánh, chỗ đặt thiết bị, vùng an toàn cho người.
Kiểm trước bay. Theo danh sách. Đọc to nếu làm theo tổ.
Bay thử. Treo thấp kiểm hoạt động trước khi vào nhiệm vụ.
Thực hiện nhiệm vụ. Theo kế hoạch, với người quan sát theo dõi.
Kiểm giữa chừng. Sau mỗi chuyến, kiểm dữ liệu và tình trạng thiết bị.
Điểm dừng. Điều kiện xấu đi hoặc phát hiện vấn đề thì dừng và đánh giá lại.
Kiểm cuối trước khi rời. Dữ liệu đầy đủ, đã sao lưu, thiết bị đủ, hiện trường sạch.
Giai đoạn sau bay
Sao lưu dữ liệu. Ngay khi về. Thêm bản sao thứ hai.
Ghi nhật ký. Khi còn nhớ chi tiết.
Vệ sinh và kiểm thiết bị. Trước khi cất.
Sạc pin. Sau khi để nguội.
Xử lý dữ liệu. Theo quy trình chuẩn.
Kiểm chất lượng. Trước khi giao.
Lập báo cáo. Theo mẫu.
Bàn giao. Có biên bản.
Đối chiếu với kế hoạch. Đã bay đúng những gì định bay chưa, có vùng nào phải bổ sung không. Phát hiện lúc này còn quay lại được; phát hiện khi đang xử lý thì đã muộn.
Cập nhật giờ bay tích luỹ. Cho từng máy bay và từng pin. Đây là cơ sở cho lịch bảo trì và cho việc biết khi nào cần thay vật tư.
Rút kinh nghiệm. Cái gì chậm, cái gì thiếu, cái gì suýt sai. Ghi lại và sửa quy trình.
Phân công và trách nhiệm
Người chỉ huy tổ bay. Ra quyết định cuối cùng, đặc biệt là quyết định bay hay không bay.
Người điều khiển. Tập trung vào việc bay. Không kiêm việc khác trong lúc bay.
Người quan sát. Nhìn máy bay và không phận, cảnh báo, giữ liên lạc với người xung quanh.
Người hỗ trợ. Pin, thiết bị, ghi chép.
Một người có thể kiêm nhiều vai. Với nhiệm vụ đơn giản. Nhưng người điều khiển không nên kiêm người quan sát.
Ai cũng có quyền dừng. Thấy nguy hiểm thì nói và được nghe.
Nói rõ trước khi bắt đầu. Mỗi người làm gì, tín hiệu liên lạc thế nào, dừng khẩn thì làm gì.
Người mới luôn đi kèm người có kinh nghiệm. Trong ít nhất vài dự án đầu. Học bằng cách quan sát và làm dưới hướng dẫn hiệu quả hơn nhiều so với đọc tài liệu, và nó cũng an toàn hơn cho cả tổ.
Luân phiên vai trò. Trong nội bộ tổ, để mọi người hiểu công việc của nhau. Người từng làm quan sát viên sẽ là người bay tốt hơn vì hiểu người quan sát cần gì.
Ghi vào nhật ký. Ai làm vai gì trong chuyến bay đó.
Xây và duy trì quy trình
Bắt đầu đơn giản. Danh sách kiểm và phân công. Đủ cho tổ nhỏ.
Thêm dần theo kinh nghiệm. Mỗi sự cố hoặc thiếu sót thêm một bước.
Giữ ngắn gọn. Quy trình dài không ai đọc và không ai theo.
Viết cho người thực hiện. Ngôn ngữ đơn giản, có ảnh nếu cần.
Để ở nơi dùng. Bản in trong hộp thiết bị, không chỉ trên máy tính.
Đào tạo người mới theo quy trình. Và để họ đặt câu hỏi — câu hỏi của người mới thường lộ ra chỗ quy trình không rõ.
Rà soát định kỳ. Bước nào không bao giờ phát hiện vấn đề thì cân nhắc bỏ; bước nào hay bắt lỗi thì nhấn mạnh.
Và tuân thủ ngay cả khi vội. Đây là lúc quy trình có giá trị nhất, và cũng là lúc người ta hay bỏ qua nó.
Câu hỏi thường gặp
Vai trò nào không nên kiêm nhiệm?
Người điều khiển không nên kiêm người quan sát. Người bay tập trung vào màn hình và nhiệm vụ, còn người quan sát nhìn máy bay và không phận.
Điểm kiểm soát quan trọng nhất trước khi lên đường?
Một người rà lại toàn bộ chuẩn bị theo danh sách. Thiếu sót phát hiện lúc này rẻ hơn nhiều so với phát hiện tại hiện trường xa.
Vì sao quy trình nên giữ ngắn?
Vì quy trình dài thì không ai đọc và không ai theo. Chỉ giữ những bước thực sự bắt được vấn đề, và rà soát định kỳ để loại bỏ bước thừa.
Khi nào quy trình có giá trị nhất?
Khi vội — và đó cũng chính là lúc người ta hay bỏ qua nó. Phần lớn sự cố tập trung vào những lần vội và những lần mệt.
Đọc thêm trong Cảm biến & tải trọng và Quy định bay & giấy phép.
